Lifé Pharma rijdt 22 procent minder kilometers dankzij verbeterde ritplanning

Elke dag stuurt Lifé Pharma enkele tientallen auto’s de weg op om 340 apotheken van medicijnen te voorzien. De coöperatie uit Wallonië maakt daarvoor gebruik van een vaste ritplanning, die echter niet optimaal meer functioneerde. Nadat PTV Group met behulp van het ritplanningssysteem PTV Smartour de vaste ritplanning had geoptimaliseerd, is het aantal kilometers met 22 procent gedaald. Misschien nog belangrijker: het aantal te late leveringen is eveneens flink gedaald.

Maar liefst 340 apotheken in Wallonië zijn aangesloten bij Lifé Pharma, de coöperatie die de centrale inkoop, opslag en distributie van geneesmiddelen verzorgt. Vanuit de twee depots in Luik en Namen ontvangt elke apotheek één tot drie leveringen per dag. In totaal gaat het om 24 ritten met 388 stops in de voormiddag en 30 ritten met 331 stops in de namiddag. “Wij werken hiervoor met een groep van twintig tot dertig chauffeurs, die opgeteld 168 uur per dag op de weg zitten. Alle chauffeurs zijn zelfstandig ondernemer, maar het transport organiseren wij als Lifé Pharma zelf”, vertelt Xavier Dubois, project management officer bij de Waalse coöperatie.
Lifé Pharma werkte jarenlang met een vaste ritplanning, waaraan lange tijd weinig aandacht is besteed. Dat veranderde toen een student voor zijn masterthesis de ritplanning onder de loep nam. “We hadden aanwijzingen dat de ritplanning kon worden verbeterd, onder meer op basis van de feedback van de apothekers en onze eigen vertegenwoordigers. De ritplanning die we hadden, was gebaseerd op veel aannames, onder meer over rijtijden. Bovendien hadden we niet al te volle ritten. Wij wilden graag de kosten en het aantal stops per rit analyseren om inzicht in de rentabiliteit van elke rit te krijgen.”

“Wat de belevering van apotheken zo complex maakt, is het grote aantal restricties. PTV Smartour houdt rekening met al die restricties.”

Xavier Dubois, project management officer bij Lifé Pharma

22 procent minder kilometers
Lifé Pharma schakelde PTV Group in om de ritplanning te optimaliseren. “PTV Group is de referentie in de markt als het gaat om transportplanning. Ze beschikken over veel vakkennis en hebben met Smartour een goede tool in handen”, vertelt Dubois daarover.
PTV Group heeft met behulp van Smartour de ritplanning geoptimaliseerd, onder meer door per rit efficiëntere routes te berekenen. Het totale aantal afgelegde kilometers per dag is daardoor enorm gereduceerd. Legden de chauffeurs vroeger meer dan 7400 kilometer per dag af, nu is dat nog maar 5800 kilometer. Dat betekent een besparing van 1600 kilometer oftewel 22 procent per dag. “Dat betekent dat ook de brandstofkosten met 22 procent zijn afgenomen”, weet Dubois, die vooral de tool PTV Smartour prijst. “Wat de belevering van apotheken zo complex maakt, is het grote aantal restricties. Denk alleen al aan de openingsuren, maar ook aan de afspraken die apotheken maken met hun klanten. Als die hun medicijnen om 16.00 uur kunnen ophalen, moeten ze er wel zijn. PTV Smartour houdt rekening met al die restricties.”

Exacte kostprijs per rit
Bijkomend voordeel is dat Lifé Pharma nu ook de kostprijs van elke rit exact heeft bepaald. Dat biedt de mogelijkheid om facturen van de zelfstandige chauffeurs beter te controleren. “Voorheen probeerden we ook wel de kostprijs te berekenen, maar dat konden we minder nauwkeurig doen dan Smartour nu heeft gedaan. Vergeet ook niet dat we ritten met een vaste en ritten met een variabele prijs hebben. Daarmee proberen we tegemoet te komen aan de grote verschillen die per rit kunnen ontstaan. Het maakt immers nogal uit of je een rit met tien stops in één stad hebt of met tien stops in een uitgestrekt landelijk gebied.”
Opvallend is dat Lifé Pharma het ritplanningssysteem slechts incidenteel gebruikt. “Wij kennen geen dynamische ritplanning, waarbij een team van planners elke dag opnieuw een volledig nieuwe ritplanning moeten maken. Natuurlijk komt er soms een stop bij of valt een stop weg, maar in feite rijden we elke dag dezelfde ritten.”

Levertijdigheid naar 90 procent
Dankzij optimalisatie van het rittenschema arriveren de auto’s eerder bij de apotheken, die nu dus ook orders eerder ontvangen. “De levertijdigheid schommelde rond de 75 procent. Van de 25 procent te late leveringen was 15 procent terug te voeren op een te late orderpicking: de orders waren niet gereed op het moment dat de auto’s dienden te vertrekken. De andere 10 procent was te wijten aan de uitvoering van de ritten zelf. Dankzij de nieuwe ritplanning ligt de levertijdigheid nu op 90 procent. We horen veel minder ontevreden geluiden van de apothekers.”
Dubois kijkt tevreden terug op de samenwerking met PTV Group. “De mensen van PTV Group weten waarover ze praten en denken mee over betere oplossingen. Ze hebben een hands-on mentaliteit en zijn solution minded”, stelt de project management officer, die eraan toevoegt dat de samenwerking met PTV Group is gecontinueerd. Elke maand komt een consultant langs om samen met Dubois en zijn collega’s andere planningsvraagstukken op te pakken. “Eén van de vraagstukken die we nu oppakken, is de toewijzing van apotheken aan de twee depots. Kunnen we de ritplanning nog verder verbeteren als we bepaalde apotheken vanuit Luik in plaats van Namen beleveren of omgekeerd? En we hebben nog meer vraagstukken.”

Smartour.ptvgroup.com