Van Spreuwel houdt complexe planning eenvoudig met PTV Smartour

Van Spreuwel Transport levert bouwmaterialen, keukens en sanitair af in heel de Benelux. Het merendeel wordt de avond ervoor in Eindhoven geladen, maar een deel kan pas op de dag van aflevering worden opgehaald in een winkel. Dat zorgt voor een complex planningsproces, dat met hulp van Smartour een stuk eenvoudiger wordt. “Het is een uitgebreide rekenmachine, die steeds nauwkeuriger wordt.”

In 1992 ging Van Spreuwel Transport van start met drie vrachtauto’s. Nu het 25-jarig jubileum wordt gevierd, is het wagenpark gegroeid tot zeventig voertuigen, variërend van bestelauto’s en bakwagens tot trekkers met opleggers. Verder groeien hoeft even niet, zegt Frank van Spreuwel. “Dit is voor ons een ideale omvang. Wij nemen nu geen nieuw werk aan als dat ten koste gaat van onze mensen, onze organisatie of onze dienstverlening. Bovendien: groeien is bijna onmogelijk. Goede chauffeurs zijn niet of nauwelijks meer te krijgen”, aldus de directeur en mede-eigenaar van de logistiek dienstverlener uit Eindhoven.

Op dit moment handelt Van Spreuwel zo’n 1.500 zendingen per dag af. Het gaat onder meer om bouwmaterialen, sanitair, sporttoestellen en keukens. Van Spreuwel verzorgt de fijnmazige distributie in Nederland en- via een partner in Leuven – ook in België. “Wij leveren af bij bedrijven, maar steeds vaker ook bij consumenten. 80 tot 90 procent van de zendingen loopt via ons logistiek centrum in Eindhoven. De andere zendingen halen wij op onderweg naar het afleveradres, denk aan goederen van een landelijke bouwmarktketen, die in een van hun winkels klaarstaan”, vertelt Van Spreuwel, die samen met zijn broer Kees de directie vormt. Een beheersbare organisatie met tevreden medewerkers staat dus voorop voor de gebroeders Van Spreuwel. Dat betekent dat soms werk wordt afgezegd. Een voorbeeld is de bezorging van schuttingen aan consumenten in heel Nederland. “Als het voorjaar wordt, krijgt iedereen klusideeën en stijgt de vraag naar schuttingen enorm. Vorig voorjaar stond ons hele terrein vol met schuttingen. De impact op onze organisatie was enorm. Dit jaar zijn we daarmee gestopt”, vertelt Van Spreuwel.

Tevreden chauffeurs

Het menselijke aspect speelt ook in de transportplanning een belangrijke rol. Als een chauffeur gisteren een drukke dag had en bijvoorbeeld pas om half negen thuis was, laten de planners hem vandaag misschien pas om tien uur beginnen met een rit in de regio. “We merken aan de chauffeurs dat ze na een lange dag graag een leuk kort ritje doen. Op die manier proberen we de werklast te verdelen en onze chauffeurs tevreden te houden”, vertelt Hein van Maurik, verantwoordelijk voor de planning bij Van Spreuwel Transport.

Sinds het voorjaar maakt Van Spreuwel voor de transportplanning gebruik van Smartour. Dit transportplanningsysteem van PTV is in de plaats gekomen van Intertour, de voorloper die jarenlang door Van Maurik en zijn collega-planner is gebruikt. De aanleiding voor de overstap is niet gelegen in de tekortkomingen van Intertour, maar in de aanschaf van een nieuw transportmanagementsysteem (TMS). “Wij wisten dat we eens de overstap naar Smartour moesten maken. De implementatie van een nieuw TMS was een goede gelegenheid om in dat project meteen het transportplanningsysteem mee te nemen”, verklaart Van Spreuwel.

Het nieuwe TMS is afkomstig van Mendrix. Dat is in de plaats gekomen van een maatwerksysteem, ontwikkeld door een zzp’er die inmiddels de pensioengerechtigde leeftijd heeft bereikt. “Een systeem dat lange tijd prima functioneerde, maar nu aan het maximum van zijn mogelijkheden zat”, vertelt Van Maurik. De keuze voor Mendrix volgde na een zoektocht waarin verschillende offertes zijn vergeleken en meerdere referentiebezoeken zijn afgelegd. Ongetwijfeld heeft daarbij meegespeeld dat het TMS van Mendrix ook al in gebruik was bij PDE, het zelfstandig opererende koeriersbedrijf dat in de zomer van 2013 is overgenomen door Van Spreuwel.

Bijplannen in PTV Smartour

De transportopdrachten die in de loop van de dag in het TMS van Mendrix binnenkomen, belanden automatisch in Smartour. Rond vijf uur ’s middags start de planner van dienst met het inplannen van alle opdrachten. “Als we zendingen in de regio moeten afhalen, moeten die in principe voor drie uur zijn aangemeld. Soms wordt daar om zes, zeven of acht uur ’s avonds nog een enkele zending aan toegevoegd. Die kunnen we eenvoudig in Smartour bijplannen”, weet Van Maurik.

Om acht uur ’s avonds zijn alle zendingen binnen. Tot dat moment kan Van Spreuwel nog zendingen uitwisselen binnen Netwerk Benelux (NBX), het fijnmazige distributienetwerk waarop in totaal dertien logistiek dienstverleners zijn aangesloten. “Een enkele zending richting Noord- Friesland of Zuid-Limburg laten we door onze partners uitvoeren. Daar sturen we zelf geen vrachtauto naar toe”, vertelt Van Maurik.

Voordat ’s avonds de definitieve planning wordt gemaakt, treft de planner van dienst ’s middags alvast de nodige voorbereidingen. In Smartour maakt hij onder meer de ritten aan waarbij goederen in de filialen van een landelijke bouwmarktketen moeten worden opgehaald. “Regelmatig moeten wij bij klanten van deze bouwmarkt thuis goederen afleveren die in één van de winkels klaarstaan. Het aanmaken van deze specifieke ritten is een klus die vooralsnog handmatig moet gebeuren, maar die we op termijn wel willen gaan automatiseren in Smartour”, vertelt Van Maurik.

Uitgebreide rekenmachine

Van Maurik noemt Smartour een hele uitgebreide rekenmachine. “Een machine die nauwkeurig uitrekent hoeveel kilometers een rit beslaat, hoeveel orders in die rit passen en wanneer de ontvangers hun zendingen mogen verwachten. Dat doet Smartour behoorlijk nauwkeurig. In 98 procent van de gevallen slagen we erin een zending binnen het afgesproken tijdvak van drie uur af te leveren. Als we dat niet halen, is dat meestal te wijten aan files of pech.”

Extra blij is Van Maurik met de extra informatie die Smartour in samenwerking met het TMS geeft over de omvang van zendingen. Van Spreuwel vervoert goederen met uiteenlopende vormen en formaten, die niet allemaal op een standaard Europallet passen. “Wij kunnen nu de afmetingen, het gewicht, het volume en het aantal laadmeters per zending zien. Op basis van die informatie kan Smartour beter dan voorheen berekenen welke zending net wel of niet in de auto past. Belangrijk is wel dat klanten al die informatie met hun orders meesturen. Van sommige klanten ontvangen we alleen nog maar het aantal kilogrammen, nog niet het aantal kubieke meters”, ervaart Van Maurik, die eraan toevoegt dat ook op dit punt het oog van de planner belangrijk blijft. “Soms moeten we ergens vier of vijf houten balken afleveren. Die kunnen we op de vloer leggen, maar ook met haken ophangen aan de zijkant. Dat scheelt
ruimte.”

Nog nauwkeuriger

De komende maanden wordt deze rekenmachine alleen nog maar nauwkeuriger, verwacht Van Maurik. “Wij zijn nu bezig met de finetuning. Als de instellingen beter worden, neemt ook de nauwkeurigheid toe. Denk bijvoorbeeld aan de gemiddelde rijsnelheid, die per type voertuig verschilt. Een bestelauto trekt nu eenmaal sneller op en haalt een hogere rijsnelheid dan een bakwagen. Een ander voorbeeld is de gemiddelde stoptijd, die zes minuten bedraagt. Als de chauffeur een zware pallet moet lossen en daarvoor een elektrische pompwagen nodig heeft, komt daar extra tijd bij. Dat geldt ook als het meerdere pallets betreft en de laadklep steeds naar boven en beneden moet. En als de chauffeur moet laden bij een winkel van Hornbach, is hij al snel een half uur bezig. Dat kunnen we allemaal meenemen in Smartour. Onze chauffeurs helpen ons om die instellingen nog beter te krijgen.”

De overstap op Smartour is uiteindelijk vrij gemakkelijk geweest, vertelt Van Spreuwel. “Smartour is een verbetering van Intertour, maar heeft ons planningsproces niet wezenlijk veranderd. Dat was anders met de implementatie van ons TMS. Dat was voor ons daadwerkelijk een openhartoperatie.”

Benieuwd of een ritplanningssysteem bij uw organisatie past?
Neem direct contact met ons op, om uw situatie te bespreken. Het is altijd mogelijk om eens bij u op locatie te komen en de huidige situatie te bekijken en om alle mogelijkheden te bespreken.

Contact:
Nederland                                België
T: +31 (0) 346 581 600            T: +32 (0) 57 224 522
E: info.nl@ptvgroup.com        E: info.be@ptvgroup.com