De 10 meest gestelde vragen omtrent ritplanning

Over ritplanningssystemen bestaat soms verwarring. Wat kan een dergelijk systeem wel en wat niet? Voor welke bedrijven is zo’n systeem interessant? En heb ik met een ritplanningssysteem nog wel planners nodig? Hieronder volgen tien antwoorden op tien vragen over ritplanning.

1.Wat is een ritplanningssysteem?

Dat is een softwaresysteem met planalgoritmes. Deze algoritmes verdelen alle opdrachten automatisch over uw vervoersmiddelen, zodat optimale ritten ontstaan. Het systeem houdt automatisch rekening met een groot aantal factoren die voor de planning relevant zijn.

2.Waarom zou ik met een ritplanningssysteem werken?

Een ritplanningssysteem is al interessant als u meerdere voertuigen heeft met meerdere stops per rit. Het handmatig plannen van de voertuigen is dan al snel niet meer te overzien. Verschillende factoren zorgen ervoor dat uw transportplanning onoverzichtelijk en tijdrovend wordt. Denk bijvoorbeeld aan de restricties zoals venster- en levertijden of de diversiteit in afmetingen van de beschikbare voertuigen.

Vaak leveren het extra overzicht en de bespaarde tijd al voldoende voordeel om een investering in een ritplanningssysteem te rechtvaardigen. Die tijd kan de planner dan besteden aan meer tactische of strategische vraagstukken. Dat u tegelijkertijd kosten bespaart dankzij een efficiënter transport, is mooi meegenomen.

3.Wat heb ik nodig voor een ritplanningssysteem?

Allereerst correcte data, afkomstig uit een transport management, customer relationship management- of ERP-systeem. Een ritplanningssysteem heeft niet alleen de orders en de afleveradressen nodig, maar bijvoorbeeld ook de levertijden die met klanten zijn afgesproken. Via een koppeling tussen het TMS-, CRM- of ERP-systeem is het mogelijk om alle relevante informatie automatisch uit te wisselen. Ook is een koppeling mogelijk met de boordcomputers in de voertuigen, zodat de geplande ritten automatisch naar de chauffeurs kunnen worden doorgestuurd.

4.Met welke factoren houdt een ritplanningssysteem rekening?

Die factoren noemen we ook wel restricties. De meest voorkomende restrictie zijn venster- en levertijden. Dat betekent bijvoorbeeld dat een ritplanningssysteem automatisch rekening houdt met het feit dat winkels in sommige steden alleen voor tien uur ’s ochtends beleverd mogen worden. Er zijn nog veel andere restricties mogelijk, zoals:

• Rij- en rusttijden
• Volumes, gewichten en laadmeters
• Voertuigprofielen (truck met trailer, bakwagen, bestelbus, etc. )
• Kwalificaties van chauffeurs (bv wel of geen ADR-diploma)
• Verblijftijden (laad- en lostijden)

5.Wat is het verschil tussen plannen in TMS en een ritplanningssysteem?

“Een planningssysteem? Dat zit al in ons TMS.” Dit antwoord geven bedrijven vaak op de vraag of ze al eens hebben overwogen om een ritplanningssysteem aan te schaffen. Daarmee duiden ze op het digitale, grafische planbord waarmee hun transport management systeem (TMS) is uitgerust. Maar een ritplanningssysteem biedt duidelijk meer mogelijkheden dan een dergelijk planbord. Wat is nu precies het verschil?

Anders dan een grafisch planbord biedt een ritplanningssysteem de mogelijkheid om alle ritten gelijktijdig te optimaliseren. Daartoe rekent het systeem met behulp van geavanceerde algoritmes razendsnel uit welke combinaties van orders tot de kortste, snelste en/of meest efficiënte ritten leidt. Bovendien houdt het ritplanningssysteem automatisch rekening met alle restricties.

6.Ben ik te klein voor een ritplanningssysteem?

Is een ritplanningssysteem alleen interessant voor bedrijven met een vloot van tientallen vrachtauto’s? Het antwoord is nee. Niet het aantal vrachtauto’s, maar de complexiteit van de operatie bepaalt of een ritplanningssysteem zinvol is. Een planner die elke dag meerdere vrachtauto’s met meerdere stops per rit de weg opstuurt, heeft al snel te weinig overzicht om maximale efficiëntie te realiseren. Bovendien: het systeem groeit met de organisatie mee. Als het aantal orders, voertuigen of planners toeneemt, helpt een ritplanningssysteem om gecontroleerd te groeien.

7.Vervangt een ritplanningssysteem mijn planners?

Nee, planners blijven absoluut noodzakelijk. Een ritplanningssysteem bevat geavanceerde algoritmes waarmee bedrijven op basis van een groot aantal variabelen razendsnel de optimale planning kunnen berekenen. Met de tijd die de planner hiermee bespaart, kan hij de zogeheten puntjes op de ‘’i’’ zetten en zich richten op andere activiteiten. De beste ritplanning blijft altijd het resultaat van slimme algoritmes en ervaren planners.

Wat is dan precies de meerwaarde van een ritplanningssysteem? Dat is het overzicht en inzicht dat planners in staat stelt om beter geïnformeerde beslissingen te nemen. Betere beslissingen leiden tot betere resultaten, waarbij een planner altijd de volledige controle behoudt en verantwoordelijk blijft voor het eindresultaat.

8.Kan ik mijn klanten informeren over de verwachte aflevertijd?

Nadat de planning is voltooid, kunt u met het ritplanningssysteem alle klanten op de hoogte brengen van de verwachte aflevertijd (estimated time of arrival, ETA). Het is mogelijk de aflevertijd via SMS of e-mail door te geven. De tijdsblokken kunt u zelf variabel instellen.

9.Kan ik besparen met een ritplanningssysteem?

Een optimale ritplanning bespaart kosten. Met een geautomatiseerd ritplanningssysteem verzekert u uzelf van optimaal beladen voertuigen, meer opdrachten met hetzelfde aantal wagens/planners, efficiënte en toegankelijke routes. U kunt per rit meerdere stops inplannen, waardoor u minder voertuigen op de weg nodig heeft. Bovendien: het plannen van ritten kost minder tijd, zodat planners meer tijd hebben voor andere essentiële zaken.

Op welke manier bespaart een ritplanningssysteem kosten? Door de orders automatisch over het wagenpark te verdelen. Het reduceren van kilometers en plantijd draagt bij aan de efficiency wat dus indirect een bijdrage levert aan het besparen van kosten. De orders geven aan op welke locaties een vrachtauto moet stoppen, waarna het systeem de meest optimale routes langs die locaties uitrekent. Op die manier bent u verzekerd van de meest efficiënte transportplanning en bespaart u kostbare kilometers en uren. Dankzij de nauwkeurigheid waarmee het systeem plant, kunt u bovendien uw klanten beter bedienen. Bovenstaande levert een positieve bijdrage aan de reductie van co2 uitstoot. Dit onderdeel wordt in het transport steeds belangrijker, door middel van een ritplanningssysteem kunt u de co2 uitstoot berekenen en verminderen. Behaal uw green logistics doelstellingen en werk milieuvriendelijker.

10.Wat kost een ritplanningssysteem?

Dat is afhankelijk van verschillende factoren zoals het gewenste wegennetwerk (kaartmateriaal), het aantal planners, het aantal te plannen voertuigen en de behoefte aan additionele modules. Daarnaast berekent de leverancier kosten voor implementatie (gedaan door consultants) en jaarlijkse onderhoud van het systeem. Tijdens een oriënterend gesprek kunnen wij een passend prijsvoorstel doen. Belangrijker nog dan de hoogte van die prijs is de terugverdientijd.
Benieuwd of een ritplanningssysteem bij uw organisatie past?

Benieuwd of een ritplanningssysteem bij uw organisatie past?

Neem direct contact met ons op, om uw situatie te bespreken. Het is altijd mogelijk om eens bij u op locatie te komen en de huidige situatie te bekijken en om alle mogelijkheden te bespreken.

Contact:

Nederland                                België
T: +31 (0) 346 581 600            T: +32 (0) 57 224 522
E: info.nl@ptvgroup.com         E: info.be@ptvgroup.com